Elke organisatie heeft behoefte aan planning. Een planning geeft stapsgewijs aan wat een bedrijf de komende jaren verwacht van zijn bedrijfsvoering. (o.a. te verwachten omzet/kosten/winst enz.). Wanneer we een planning met cijfers onderbouwen dan spreken we van een begroting.

Een begroting is als het ware het kompas van de organisatie.

Waar wil je als organisatie naar toe en welke koers ga je varen.

Binnen een begroting kun je geldbedragen vrij maken die men mag besteden. Het budget.

 

Een begroting is een cijfermatige weergave van alle geplande activiteiten in een toekomstige periode. Meestal voor langere tijd.

Als men aan deze begroting een taak hangt is er dus sprake van een budget.

 

Begroting:   Overzicht van de te verwachte inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode (1 jaar of langer).

Budget:    Planning op korte termijn ( tot 1 jaar). Een budget is een bedrag aan toegestane kosten, waarbinnen een taak uitgevoerd moet worden. Meer geld krijg je meestal niet ook al zijn de kosten hoger dan begroot.

 

Van te voren maak je een inschatting van de kosten en inkomsten: de voorcalculatie

Achteraf kun je berekenen wat je daadwerkelijk uitgegeven hebt. De nacalculatie.

Het verschil noem je een budgetverschil.

 

Het verschil tussen de voor - en nacalculatie moet je analyseren ( = verklaren ) en eventueel bijstellen.

 

Van elk bedrijfsonderdeel kunnen budgetten worden opgesteld.

 

Alle budgetten bij elkaar van de een bedrijf noem je  masterbudget.

 

Daarnaast worden er een aantal belangrijke schattingen/begrotingen gemaakt:

 

Ook de overheid maakt een begroting. Met prinsjesdag (3^e dinsdag in september) wordt de rijksbegroting gepresenteerd door de minister van financiën. Dat is een schatting over meerdere jaren van de inkomsten en uitgaven van Nederland verdeeld over de verschillende ministeries en afdelingen.

 

Ook gezinnen krijgen te maken met een begroting. Gezinnen kunnen in de financiële problemen komen, doordat ze geen goed overzicht hebben van hun inkomsten en uitgaven. Voor deze gezinnen is het goed om elke maand op een rijtje te zetten wat hun uitgaven zijn. Zo kan er worden berekend of ze aan het eind van de maand nog geld over houden of tekort komen. Als er geld tekort komt, moet er worden gekeken waarop bezuinigd kan worden.

 

Per deelnemer aan een reis zou je een vast bedrag door kunnen rekenen.

Het budget is volledig afhankelijk van het aantal deelnemers.

 

Zo’n budget noem je een variabel budget, omdat het afhankelijk van het aantal deelnemers.

Een reisbureau geeft aan advertentiekosten een percentage van de

omzet uit (bijvoorbeeld 2%), hoe hoger de omzet hoe hoger het advertentiebudget.

 

Bij een omzet van € 500.000,- wordt het budget 0,02 (2/100) x € 500.000,-

= € 10.000,- (Bij een omzet van € 600.000,- wordt het budget 0,02 (2/100) x

€ 600.000,- = € 12.000,-)

 

Daarnaast heb je als een reis uitvoert altijd vaste kosten. Als je nu 10 of 16 deelnemers hebt. Je zult een grote bus nodig hebben.

Soms kun je bij een bepaald aantal wel een kleinere bus nemen, maar de kosten zijn hetzelfde. We spreken van een vast budget als het niet afhankelijk is van de omvang.

Een reisbureau geeft aan advertentiekosten een vast bedrag per jaar

uit via een wekelijkse advertentie in het regionale dagblad.

        

       Elke week wordt een bedrag van € 200,- aan advertenties uitgegeven.

       Dat betekent dus een jaarlijks bedrag van 52 x  € 200,- = € 10.400,-    

      

 

Als je naar alle te verwachte kosten gaat kijken bestaat het uit kosten die afhankelijk zijn van de aantallen en kosten die vast zijn.

 

Samen noemen we dat een gemengd budget.

Deze bestaat dus uit een vast gedeelte en een variabel gedeelte.

 

Een reisbureau geeft een vast bedrag van bijvoorbeeld € 2.000,- uit

aan advertentiekosten plus een percentage van de omzet (bijv. 1,5%).

 
Bij een omzet van € 500.000 wordt het budget 0,015 (1,5/100) x € 500.000 = € 7.500 + € 2.000,- = € 9.500,-

 

 

 

 

Een budget of een begroting heeft een aantal belangrijke functies in een bedrijf:

 
Huishoudplan:               Een budget is als het ware een actieplan voor  de komende periode. Het zijn de taken die uitgevoerd moeten worden en de resultaten (omzet, winst) die moeten worden behaald.

 
Taakopdracht:              Elke afdelingsmanager wordt afgerekend op het  mede door hem of haar opgestelde afdelingsbudget (bijvoorbeeld als de winst wordt gehaald).

Machtigingsmiddel:        De afdelingsmanager heeft binnen het budget de bevoegdheid om bepaalde uitgaven te doen.

 
Controlemiddel:            De cijfers uit het budget worden vergeleken met  de werkelijk behaalde resultaten. Eventuele

verschillen moeten verklaard en bijgesteld worden.

 

 

Jullie voelen al aan dat als je een bepaald bedrag uit mag geven omdat je daar een budget voor hebt je dat veelal ook doet.
Bij bedrijven gaat dat ook zo. Als er bijvoorbeeld een budget is in 2009 om voor € 10.000 aan computers uit te geven en er blijkt dat er aan het eind van het jaar nog maar € 8.000 uitgegeven te zijn gaan afdeling nog snel even voor € 2000  computers bestellen om het budget op te maken.
Als je dat nl. niet doet dan krijg je volgend jaar waarschijnlijk een lager budget.

Dit is een groot nadeel van budgetteren. Je zou als je het niet nodig hebt geld over moeten kunnen houden en als je misschien meer nodig hebt extra geld moeten kunnen krijgen voor een budget.

Dit kun je enigszins ondervangen door van te voren aan te geven dat een budget niet perse op moet en dat ze elk jaar opnieuw een budget moeten onderbouwen met berekeningen. Je zou ook een bonus kunnen geven voor als een afdeling geld overhoudt.